No importa si ya has elegido o no a tu proveedor de CRM, siempre es buena idea preparar a tu organización de forma correcta para superar los retos que se puedan encontrar en el camino:

  • ¿Qué recursos necesitarán?
  • ¿Necesitas hacer cambios al organigrama o en la estructura de tu compañía?
  • ¿Cuáles son las metas y beneficios de contar con un sistema de CRM?
  • ¿Necesitas una aplicación en la nube o un servidor?

Cuando se trata de implementar un nuevo sistema de IT, toda la compañía debe estar alineada y sincronizada para adaptarse de la forma más rápido a los nuevos beneficios del sistema.

Esta organización se logra con una combinación de guías generales e involucrando a tu personal.

Un buen proyecto es esencial para lograr el éxito, ya que todo se basa a través de la comunicación interna.

Recuerda que un CRM no solo es tecnología, sino que implica una estrategia y filosofía propia.

Para ayudarte a implementar tu CRM de la mejor forma, te presento 7 tips que debes considerar cuando implementes tu sistema de CRM:

1.- Todo empieza desde la cabeza de la organización.

Puede que este punto suene algo obvio, ya que un cambio que involucra a todas las partes de la organización necesita la participación de los altos niveles de gerencia.

No solo para la implementación, sino para fungir como un punto de credibilidad y potenciar el involucramiento de todos.

Ya que ellos son el reflejo de la cultura organizacional de de la compañía, su pronta a adaptación al nuevo sistema llenará de una sinergia positiva a toda la organización.

2. Manager de proyecto

Cuando estás implementando un nuevo sistema de CRM (o si estás cambiando de sistema) la persona más importante es quién fue designado para correr el proyecto.

Para elegir a la persona adecuada debes centrarte en alguien que pueda lograr las metas y seguir el proceso de forma adecuada.

No debe ser, necesariamente, alguno de los directores de la empresa, sino alguien con la capacidad de ir más allá, un entusiasta y apasionado de los detalles.

3. Usuario clave

Un usuario clave o responsable de CRM no es lo mismo que un manager de proyecto. Esta es la persona asignada a un super usuario del nuevo sistema.

La clave es que él o ella, amen a la organización y quiera aprender a fondo las nuevas funciones del sistema.

Así, cuando otros en tu organización tengan problemas o dificultades respecto al CRM, este super usuario será el punto de referencia, antes de contactar a tu proveedor.

Este usuario, generalmente, también se convierte en el punto de contacto entre el proveedor del servicio y tu compañía.

4. Lanzamiento con bombo y platillo

¿Has escuchado el mantra de los vendedores inmobiliarios? Ubicación, ubicación, ubicación.

Bueno, para el manager del proyecto este mantra debe ser: motivación, motivación, motivación. Debes vender la idea al resto de la organización

Digamos que debes llevar a cabo un proceso de marketing interno.

Puedes hacer un artículo súper cool en tu intranet respecto a los beneficios del CRM, puedes utilizar un poster para marcar el lanzamiento, tal vez una playera a cada empleado por el lanzamiento, etc.

Ojo, no necesitas invertir una gran cantidad de dinero, lo que no puedes olvidar es que debes generar un gran entusiasmo en toda la organización respecto a su nueva herramienta de trabajo.

Revisa si todos conocen los cambios, pregunta a tus colaboradores, conoce sus opiniones, dificultades, etc.

5. Lineamientos internos

Recuerda que tu CRM solo es tan bueno como los datos que le proporcionas.

Por eso, es esencial establecer lineamientos generales.

Por ejemplo, cómo incluir nuevos datos de registro o de ventas.

Imagina que Luis, Javier y Roxana todos los días registran las ventas y contactos generados; pero, Ana no lo hace.

Esto puede implicar que los reportes de ventas y nuevos clientes sean incorrectos.

Además, esto dificultará los procesos de Ana, lo cual puede afectar su desempeño laboral.

Los lineamientos generales deben ser publicados y estar al alcance de todos (puedes utilizar tu intranet o una circular).

6. Entrenamiento

Todos somos diferentes.

Algunos comprenderán de forma inmediata el nuevo sistema, otros tardarán un poco más y a algunos se les dificultará el cambio.

No te preocupes por la piedras, sino en cómo limpiar el camino.

Tu manager de proyecto debe ser consciente de las estrategias y aprendizajes que deben tener los colaboradores, para adaptarse al nuevo sistema.

Puedes optar por sesiones de entrenamiento grupales y apoyo individual para dudas.

También puedes establecer a un super usuario como quien resuelve las dudas de la organización.

Lo mejor es establecer un proceso de introducción al nuevo sistema de CRM para los nuevos y viejos empleados.

7. Estrategia

Cuando implementamos un sistema de CRM toda la empresa debe repensar sus rutinas diarias y las necesidades de cada individuo con base en sus rutas de trabajo.

Establece la mejor forma de utilizar y sacar el mejor provecho a tu nuevo sistema.

A pesar de que el tema de los CRM no es algo nuevo, muchas personas aún se resisten al cambio y se le clasifica únicamente como una herramienta más de trabajo y no como un potencial de la estrategia del negocio.

Si tu proceso de ventas, producción o relaciones se modifica con la implementación de un CRM, es importante que hagas las adaptaciones necesarias a tu estrategia o generes una nueva, para ,mantener a toda tu organización alienada y trabajando con un mismo fin.

Conclusión

Como leíste en el artículo, instalar un CRM para tu empresa no significa adquirir una nueva pieza de tecnología.

Para sorpresa de muchos, un CRM va mucho más allá.

Desde la verificación de los puntos clave de tu estrategia de ventas, hasta la mejora de los procesos de comunicación interna en la compañía.

No olvides que uno de los grandes retos de implementar tu CRM es mantener en línea y enfocada a toda la organización.

De esta forma ayudarás a tus colaboradores a enfocarse en el trabajo más importante.

Fecha de publicación: Abril 9, 2019, actualizado: Abril 9, 2019